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会计档案管理制度

浏览: 发表时间:2021-09-26 00:00:00

会计档案管理制度

 

为了加强青岛市聊城商会财务档案管理统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》、《中华 人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》的规定结合本商会实际及内部管理需要,制定本制度。
、会计档案的范围
    会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
    会计凭证包括原始凭证(自制原始凭证、外来原始凭证等)、记账凭证(收款凭证、付款凭证及转账凭证)
    会计账簿包括按会计科目设置的总账、明细账、日记账(现金日记账、银行存款日记账)、固定资产卡片以及及其他辅助性账簿
    会计报表包括月度、季度、半年度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明等

其他会计核算资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。实行会计电算化单位存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其它会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

、会计档案归档制度要求
    财务部门负责商会的会计档案工作,财务部门应安排专人负责会计资料的收集、整理、装订和管理工作。
    每年形成的会计档案,于次年5月31日前完成上年度的会计档案整理、立卷装订归档工作。

、会计档案的装订和保管

1、会计档案的整理立卷
    会计年度终了后,财务部门要对会计资料进行整理、立卷,对同一年度的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。
    2、会计档案的装订
    会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料的装订。
   1)会计凭证的装订
    会计凭证要求每月装订一次,将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册每本凭证要求折叠整齐,凭证编号每本凭证应加制封面、封底,凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全,包括凭证类型、年、月、册数等。
    2)会计账簿的装订
    各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。账簿装订应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象会计账簿封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,封口要严密,封口处要加盖有关印章。
    3)会计报表的装订
    会计报表应当按季装成册。各种会计报表应当完整无缺地装订,包括会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底按保管期限编制卷号。
    4)其他会计核算资料的装订应比照上述方法进行。

     3、会计档案的保管
    1)会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材
    2)会计档案室内应经常保持清洁、卫生,注意防尘
    3)会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿
    4)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施
    5)会计档案设置目录登记簿、档案借阅登记簿,严防借阅带来的毁坏、散失和泄密
     4、会计档案的移交
    1)财务部在办理会计档案移交时应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续
    2)纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装
    3)电子会计档案的移交
    电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。
    5、会计档案的借阅
    商会相关人员因工作需要须借阅会计档案时,应经商会财务负责人批准,方可提供查阅或者复制,并办理登记手续。如有特殊情况须携带外出,须经商会财务负责人和会长双重批准后,方可携带外出。
    会计档案为本商会提供利用,原则上不得借。如商会以外的部门借阅会计档案时,借阅人应持有所属单位正式介绍信,经商会财务负责人和会长双重批准后,方可办理借阅手续,与介绍信调阅内容无关的档案不予提供。如有特殊情况须携带外出须经商会财务负责人和会长双重批准,并指派相关财务人员全程陪同。
    财务部应建立会计档案借阅登记簿,所有借阅人应认真填写借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等信息,如外单位借阅的还须填写相关单位名称。
    借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记拆散原卷册,也不得涂改抽换或复制原件。特殊情况下须拆散原卷册或复制原件的须经财务负责人批准。
    借出的会计档案必须按期如数收回,并办理注销借阅手续。
    所有内外部会计档案借阅,借阅地点仅限本公司档案室或财务部,特殊情况须携带外出除外。
    6、会计档案的保管期限
   会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 


7、会计档案的销毁
    会计档案保管期满,需要销毁时财务部门当户对应当提出销毁意见,编造会计档案销毁清册,认真进行清查核对,报商会负责人批准后销毁。
    销毁时派专员监销销毁后,在销毁清册上签名盖章对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷到结清债权债务时为止。
、其他
    (一)本制度最终解释权归商会理事会所有。
    (二)本制度自发布之日起执行。

 

青岛市聊城商会

二零二一月二十六日

 


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